AVG - Privacy

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) is in mei 2018 veranderd in de AVG (= Algemene Verordening Gegevensbescherming). Bij VCO Bunschoten gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen en hun ouders. Dit is vastgelegd in ons ‘handboek privacy’.
 
Al bij de aanmelding van een kind door de ouders/verzorgers worden er gegevens gevraagd en geregistreerd op een formulier of opgeslagen in een computerbestand. Voor elke leerling wordt een dossier aangelegd. Tijdens de schoolloopbaan van een kind worden verder allerlei zaken geregistreerd en bewaard in het leerlingendossier en/of opgeslagen in een computerbestand. Hierbij kunt u denken aan: observatieformulieren, uitslagen van toetsen, verslagen, enz. Met deze gegevens moet zorgvuldig worden omgegaan en de privacy van alle betrokkenen dient gewaarborgd te zijn. De wetgever heeft dit onderkend en regels vastgelegd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze wet is ook van toepassing op het onderwijs.
 
Aan het begin van het schooljaar vragen wij u als ouders toestemming om informatie over uw kind uit te wisselen. En voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school, of in de schoolgids. U moet hierbij denken aan foto’s van een sponsorloop, sinterklaasfeest, schoolreisje. Of een video van het schoolkamp.
Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven (graag wel aan de school laten weten!), of om eerder gegeven toestemming in te trekken. Ook kan het zijn dat de school u nog specifiek toestemming vraagt voor het gebruik van beeldmateriaal voor een ander doel (bv een voorlichtingsfilm over de school). Als u toestemming heeft gegeven, blijven de scholen zorgvuldig met de foto’s omgaan. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de leerkracht van uw kind.
 
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en het begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school) of van andere organisaties die van belang zijn voor het goed kunnen geven van onderwijs. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel van onze scholen gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Er worden bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste, veilige begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan medicatie, een individueel protocol voorbehouden handelingen of een medische diagnose) en informatie over psychisch welbevinden.
 
De leerlinggegevens, vorderingen en afspraken van/over de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingvolg-/administratiesysteem ParnasSys. Dit programma is beveiligd en toegang tot de gegevens is beperkt d.m.v. persoonlijke accounts van de medewerkers op de scholen.
Ook bewaren we leerlinggegevens op een afgeschermd deel, alleen toegankelijk voor medewerkers die deze informatie nodig hebben.
Daarbij hebben we ook nog een papieren leerlingdossier. De dossierkasten zitten op slot en dossiers mogen alleen ingezien worden door mensen die betrokken zijn bij de leerling.
 
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als er gegevens zijn opgeslagen die niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Tijdens de lessen maken de scholen gebruik van digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als hij of zij inlogt.
We hanteren een protocol social media waarin beschreven is wat leerlingen en personeel wel of niet kunnen doen online. We besteden in onze lesprogramma`s aandacht aan bv wat je wel en niet deelt op sociale media/online, om ook de leerlingen er bewust van te maken dat je zorgvuldig om moet gaan met je gegevens. Het leerlingdossier wordt tot vijf jaar nadat de leerling de school heeft, verlaten bewaard. Na het verstrijken van deze termijn worden de gegevens vernietigd.
 
Binnen onze schoolvereniging is een FG (functionaris gegevensbescherming) aangesteld. Binnen VCO Bunschoten is dit Anieta Huijgen (bovenschools administratief medewerker).